Het ontstaan van Digitaal Nachtregister

Het bijhouden van een nachtregister is verplicht voor gemeenten in Nederland. In het nachtregister registreert een verblijfsaanbieder de overnachtingen van tijdelijke gasten die niet (of nog niet) ingeschreven hoeven te worden in het BRP, zoals bijvoorbeeld arbeidsmigranten en toeristen. Deze informatie kan worden gebruikt voor het juist organiseren en in kaart brengen van toeristenbelasting en het actueel in beeld hebben van arbeidsmigranten die verblijven binnen de gemeentegrenzen. Het Digitaal Nachtregister registreert waar tijdelijke gasten zich bevinden en voor welke periode. Tevens kan permanente bewoning van recreatieverblijven inzichtelijk worden gemaakt. Het bijhouden werd voorheen gedaan door de overnachtingen te registreren op de daarvoor door de gemeente beschikbaar gestelde nachtregister formulieren. Nadeel van deze vorm van registratie is dat er voor de gemeente geen actueel totaaloverzicht is. Het bijhouden was een omslachtig, tijdrovend en fraudegevoelig proces. Reden voor Gemeente Peel & Maas om in 2013 navraag te gaan doen of het nachtregister niet te automatiseren is door middel van een webapplicatie (Digitaal Nachtregister). Om ook voldoende draagvlak bij de ondernemers te krijgen was een belangrijke eis dat de webapplicatie ook voor de ondernemers tijdswinst en gebruiksgemak ging opleveren. Met deze wensen heeft X-com samen met de gemeente Peel en Maas het digitaal nachtregister ontwikkeld. Gemaakt dus voor en door gemeenten.

Een bijkomend voordeel van het Digitaal Nachtregister is dat de gemeente ook altijd een actuele verblijfsstatus heeft tijdens controles en handhaving. Bij calamiteiten kunnen hulpdiensten direct van actuele informatie over het aantal personen in een park of verblijf worden voorzien.

Met deze vraag kwam Gemeente Peel & Maas in 2013 in contact met X-com. Na een korte inventarisatie is de vraag scherp gesteld en uitgewerkt in een functioneel ontwerp. Omdat meerdere gemeentes met dezelfde problematiek zitten, is in overleg met Gemeente Peel & Maas de applicatie uitgebreid.

Hierdoor kan een deel van de ontwikkelkosten betaald worden door andere gemeenten die middels een abonnement ook gebruik kunnen maken van het Digitaal Nachtregister. Tevens is hierdoor ook een continue doorontwikkeling mogelijk, zo voldoet het Digitaal Nachtregister nu vanzelfsprekend ook volledig aan de strenge AVG wetgeving.

In het Digitaal Nachtregister kunnen ondernemers, die verblijven voor overnachtingen aanbieden, inloggen in hun eigen beschermde omgeving van het Digitaal Nachtregister. Daar kunnen zij de gegevens van arbeidsmigranten en toeristen veilig online registreren. Zo voldoen alle aangesloten gemeenten aan de wet (artikel 438 van het Wetboek van Strafrecht) en wordt het registeren van arbeidsmigranten, toeristen en andere gasten gemakkelijk gemaakt in het Digitaal Nachtregister.